Медицинский центр «Парацельс»

Автоматизация бизнес-процессов медицинского центра «ПАРАЦЕЛЬС» на платформе 1С 8.3
Ситуация: отсутствие автоматизированной системы, регулирующей документооборот.
До реализации проекта командой ООО “Софтгарансервис” в медицинском центре “Парацельс” не было электронной документации: запись на прием осуществлялась вручную в графике работы врачей на месяц, учётные записи пациентов хранились в рукописном архиве, а данные по списанию и расходу медикаментов администрация заносила в печатные бланки. Процесс оформления медицинской карты и заполнение бланков заключения и выписки, разрешений на медицинское вмешательство, листов выполнения назначений врача, справок и других важных данных осуществлялся только на бумажных шаблонах. Отдельные группы данных дублировались на ПК в форматах Excel и Word, но бессистемно. Аналогичной была ситуация и в отделе кадров и бухгалтерии.
Стремление к дальнейшему росту и развитию сети медицинских центров «Парацельс» привело руководство к стратегическому решению стандартизировать процесс оказания медицинских услуг.
Цель проекта: упорядочить медицинский документооборот центра и привести его к единому образцу с помощью современных систем автоматизации.
Задачи:

1. Использовать системный подход в процессе управления взаимоотношениями с клиентами и программами лояльности для клиентов.
2. Повысить рентабельность оказываемых услуг за счёт оптимизации работы с пациентами.
3. Внедрить новые методы обработки обращений клиентов.

 Предложенное технологическое решение
Команда ООО “Софтгарансервис” выполнила для медицинского центра разработку автоматизированной информационной системы, которая включает в себя стандарты и технологии оказания медицинских услуг, управления взаимоотношениями с клиентами, а также инструменты анализа показателей деятельности медицинского центра
Основой технологического решения стал продукт «1С: Медицина. Поликлиника» на платформе «1С: Предприятие 8.3», локализованный для Республики Беларусь.  Открытая архитектура платформы 1С позволяет клиенту самостоятельно развивать и масштабировать систему в зависимости от потребностей бизнеса. При этом в систему включены все стандартные бизнес-процессы, необходимые для эффективной работы медицинского центра: запись к врачу, прием пациента, ведение электронной медицинской карты, процедуры расчёта, маркетинг услуг медицинского центра, учет медикаментов, набор аналитических отчетов для руководителя.
Реализация
Процесс внедрения автоматизированной системы документооборота в работу центра состоял из нескольких этапов. Первым стала фаза исследования, где проектная команда ООО “Софтгарантсервис” провела анализ текущего состояния бизнес-процессов, на основании которого было составлено техническое задание для разработчиков.
Далее администрация центра приобрела базовый пакет программного обеспечения «1С: Медицина. Поликлиника», работающий на платформе «1С: Предприятие 8.3».  Проведенное ранее исследование помогло команде определить и перечень дополнительных возможностей для упрощения работы с документами и обращениями. Так, например, разработчики добавили в систему функции онлайн-записи на прием через официальный сайт центра, интегрировали сервис распознавания клиента при телефонном обращении и т.д.

Были автоматизированы рабочие места —  регистратура, call-центр, ведение картотеки пациентов, прием врача, план лечения, учет медикаментов, управление персоналом, электронная медицинская карта, специализированные отчеты:

• Ежедневный/ежемесячный отчет по выручке с графическим представлением;
• Сравнение оборотов в сопоставимых ценах с графическим представлением;
• Ежегодный отчет с графическим представлением;
• Воронка продаж первичных клиентов;
• Воронка продаж по всем клиентам;
• Журнал посещений по врачу /общий журнал посещений по центру – форма 025-3/у-07;
• Отчеты по результатам продаж медрегистраторов с графическим представлением.

Завершающим этапом стало внедрение итоговой версии ПО в работу центра: были добавлены обработанные архивные данные, а сотрудники прошли соответствующее обучение.
Результаты
Благодаря автоматизации бизнес-процессов менеджменту медицинского центра “Парацельс” удалось:

• повысить производительность труда (в соотношении среднего объёма выручки на одного сотрудника);
• значительно приумножить количество обрабатываемых обращений за заданный период (день/месяц);
• увеличить прибыль и рентабельность услуг центра за счет стандартизации внутренних процессов и сокращения времени на обработку обращений пациентов.

Проект был реализован в период с октября 2015 года по январь 2016 года в рамках программы Европейского банка реконструкции и развития по поддержке малого бизнеса в Республике Беларусь.